El tiempo es el único recurso que realmente es tuyo completamente, es importante y relevante desde todo punto de vista porque nadie puede usarlo por ti. Socialmente hablando, ofrecer tiempo de calidad es una forma de comunicar respeto y apreciación, cada minuto de retraso a un compromiso sea profesional o personal erosiona la reputación y puede ser el elemento determinante entre lograr o lo que sea que estemos negociando. Desde un punto de vista gerencial, saber priorizarlo basándonos en los beneficios y los potenciales riesgos es propio de personas productivas y eficientes. Asimismo, es una cualidad del experto medirlo y estimarlo con alto grado de precision.
Evidentemente el tiempo se torna más valioso con los años ya que hacemos conciencia que es un recurso escaso, tomamos como mejor decisión aquella que no lo desperdicia, aquella que lo invierte o extrae el mayor aprendizaje posible. Sin embargo, todos somos vulnerables: La apatía, el miedo, la incertidumbre, falta de motivación o compromiso que produce el pensamiento excesivo, son algunos de los enemigos de la productividad y casi siempre conviene actuar para luchar contra esa fricción del pensamiento y asi evitar la llamada parálisis por análisis. Para ello, existen “hacks” o psicologías del comportamiento que “gamifican” la productividad y facilitan la obtención de resultados y, consecuentemente la satisfacción propia de la meta cumplida, incluso si se trata de una meta diaria.
Algunas actividades son fáciles de hacer porque nos apasionan y sólo pensar en ellas nos dan ese choque dopaminérgico que nos pone en marcha. El problema emerge de intentar cosas nuevas y/o difíciles o proyectos que parecen muy largos. Encontrar la disciplina en esos casos no es tan difícil, pero requiere de iniciativa y algún tipo de incentivo, miedo al fracaso o recompensa. Más aun, encontrar la disciplina y al mismo tiempo experimentar un estado de flow o concentración profunda demanda “músculo” de fuerza de voluntad, que se obtiene entrenándolo de la misma forma que se entrena para obtener una destreza física, a través del movimiento y de superar el estrés previo a la actividad.
Séneca hablaba del tiempo como algo que no se puede administrar del todo, pero si se puede tener conciencia de cuanto se desperdicia, lo cual consideraba una virtud, es decir, entender cuanto inviertes, cuando desperdicias y las razones. Sin embargo, delinear claramente las distinciones entre desperdiciarlo e invertirlo es clave, dado que un descanso bien merecido, no debería ser tomado de ninguna manera como desperdicio, sobre todo si es reparador y contribuye con la eficiencia y eficacia, libera las tenciones y nos da esa sensación de orden y control que contribuye a mantener la “onda” o intención en movimiento
Todo proyecto debe ser abordado con algún tipo de estrategia, se puede improvisar en objetivos cortos que no requieren mucha planificación, pero cuando se trata de proyectos que duran toda una vida como el desarrollo personal, o de indeterminable fecha de culminación como un emprendimiento, la planificación y el orden son estimadores claves del éxito. Una vez que están definidas las prioridades, dividir los proyectos grandes en objetivos más pequeños es lo más recomendable. Pero, digamos que no queremos tener que usar una hoja de Excel todo el tiempo o una app, sino queremos hacerlo de una forma más natural. ¿Qué podemos hacer para permanecer responsables diariamente? En este breve articulo te voy a mostrar cual es la técnica que me ha servido para permanecer disciplinado y concentrado, (tanto que a veces me siento como una máquina…) mientras me queda tiempo para disfrutar de las cosas que me gustan, amigos y familia.
Kaizen, un método de gestión empresarial desarrollado en la década de 1980 por Masaaki Imai y utilizado por primera vez en las cadenas de producción de Toyota, establece que la mejora continua derivada de pequeñas acciones ejecutivas (relacionadas a la tarea per se) y de organización (relacionadas a facilitar la ejecución de la tarea en otro momento), de forma consistente es más eficiente que un método de gestión intensivista. Hay días en los que nos sentimos muy motivados y podemos colocar varios “ladrillos”, otros, simplemente podemos colocar uno; y siempre es mejor que no hacer nada. Confucio, un importante referente de la filosofía oriental considerado un santo para muchos dijo “No importa que tan lento vayas mientras que no te detengas”. El mensaje es evidente, más importante es la disciplina que el progreso per se.
Sin embargo, incluso a través de un método amistoso y flexible, debemos tener una idea muy clara de lo que queremos lograr. La técnica del pomodoro, desarrollada por Francesco Cirillo en su libro The Pomodoro Technique, es un enfoque a la productividad relativamente nuevo que personalmente me ha producido buenos resultados a lo largo de mi carrera, es fácil de implementar, no requiere el uso de Excel o Apps (aunque ayuda), lo puedes aplicar a cualquier actividad y logra el “golpe de dopamina” diario propio de la meta cumplida, propio de sentir que estamos más cerca del objetivo.
Hace referencia al pomodoro porque requiere el uso de un temporizador (algunos en gastronomía, tienen forma de tomate pomodoro). Personalmente me ayuda a olvidarme de la meta final y enfocarme simplemente en “arrojar pomodoros al problema”. Ahora bien, los pomodoros son simplemente bloques de tiempo de 25 minutos con descansos de cinco. El modelo mental propone que mientras más pomodoros arrojes estas inevitablemente más cerca de solucionar, terminar o aprender lo que sea que te propongas. Esto te libera un poco de la carga psicológica de querer llegar a destino rápido poniendo énfasis en el proceso más que en el resultado final. El largo del pomodoro (y el descanso) es opcional, va a depender de tu habilidad de concentración y no debería ser menor a 15 minutos. Sin embargo, en mi experiencia 25 minutos son suficientes para romper la apatía, generar resultados y en el mejor de los casos ponerse en marcha para arrojar un par de pomodoros más.
Es muy popular entre desarrolladores de software. Puedes usarlo siempre, aunque lo he encontrado particularmente útil en momentos de mucha presión y fechas de entrega muy próximas. Por otro lado, pienso que su verdadero potencial está en actividades aburridas o en momentos donde no nos sentimos motivados ya que disminuye la lucha interna, sustituyendo la procrastinación con un modo de “dar la cara” por corto tiempo. Es muy común encontrar la motivación minutos después de empezar y terminar “lanzando” dos o tres pomodoros más. Recuerda que, acudir al llamado, estar mentalmente presente e invertir 25 minutos, te pone en una mejor posición que la de no hacer nada, especialmente si lo haces todos lo días.
Algunas recomendaciones para usar la técnica del pomodoro:
- Usa bloques de tiempo de 25-45 minutos de actividad y 5-15 minutos de descanso. Tiempos altísimos de actividad sin descanso pueden ser contraproducentes.
- Si tienes algún tipo de desorden relacionado al uso del smartphone escóndelo. De lo contrario, colócalo en modo avión o simplemente no lo uses durante el tiempo que dura el pomodoro.
- Evita otro tipo de distracciones desde el computador, como revisar la bandeja de correos, e-commerce, blogs, redes sociales, etc.
- Escucha música o coloca un sonido de ambiente de fondo. En YouTube puedes encontrar muchos sonidos de ambiente. Actualmente prefiero música, pero si eres una persona muy ansiosa, te recomiendo usar un sonido de olas o cualquier otro que te guste.
- Disfruta de un buen café o una buena tasa de té, pero no te sirvas otra hasta terminar el pomodoro.
- Ve al baño cuando tengas que ir. Parece broma, pero te resultará adictivo terminar la tarea dentro del tiempo del pomodoro incluso durante ese momento.
- No te conviertas en un ermitaño social que apaga el celular durante todo el día para “lanzar pomodoros”. El tiempo de descanso es también para responder mensajes y leer notificaciones.
- Si por cualquier razón te distraes por más de 15 segundos en otra actividad, reinicia el temporizador, esto es importante. No te engañes. No existen los medios pomodoros. Si te resulta difícil, disminuye el tiempo de actividad.
- Puedes usar un simple cronómetro o temporizador. Si te motiva más puedes utilizar aplicaciones especialmente creadas para eso, como Forest App o algunas opciones online.
Para la mayoría de la gente, estas estrategias pueden parecer innecesarias. Algunos pueden ser productivos incluso rodeados de distracciones, permitir algunas al mismo tiempo que van avanzando y esto está bien. Los métodos de gerencia de tiempo adquieren relevancia en profesiones o roles que imponen un alto rendimiento, en entornos altamente competitivos, gente intentando aprender un oficio, músicos que les cuesta encontrar tiempo para practicar, entusiastas del fitness, por ejemplo, y todo aquel que sienta que el tiempo no le alcanza. No obstante, incluso los más escépticos, pueden beneficiarse de las habilidades de concentración y foco que se desarrollan con estas técnicas. Sobre todo, frente a múltiples actividades, roles personales y profesionales; y un ejército de aplicaciones compitiendo por obtener nuestra atención durante el día.
Independientemente que uses esta u otra forma de administración, tener a disposición una herramienta para permanecer concentrados en tiempos hiper-estimulantes e hiper-competitivos es vital. A pesar de todo, siempre va a existir algo que sacrificar, a veces es tiempo con los amigos o con la familia o con uno mismo. Así como Séneca, es bueno entender qué estamos sacrificando y cuánto. Sabemos que es difícil lograr un balance de vida óptimo, por ende, estas herramientas sirven para equilibrar las responsabilidades y ser conscientes del potencial productivo de pequeños fragmentos de tiempo en total concentración.
Dado que no soy un experto escritor, escribir este artículo me tomo alrededor de 10 pomodoros de 45 minutos. No fue fácil porque quería quedara lo mejor posible, por ello te agradezco que interactúes dejandome un comentario en la seccion de comentarios, y si te gustó o crees que puede ser útil para otros, ¡compártelo!
Muchas gracias.
Leave a comment